Ce guide de la prise de décision énoncé ci-dessous et particulièrement les parties concernant la procédure de vote peuvent paraître compliquées à première vue. Les raisons de ceci sont que nous nous revendiquons l’obligation de ne prendre de décisions qu’après discussions pour trouver une solution faisant l’unanimité. Le vote n’est prévu que comme dernier recours quand tous les efforts pour aboutir à un consensus ont été faits et ont échoué. D’où la procédure de vote quelque peu compliquée ci-dessous qui, nous l’espérons, ne sera pas trop souvent mise en ouvre.

Une proposition pour quelque chose de spécifique devant être fait par A-Infos-Org peut être plus clairement définie en l’appelant « MOTION ». Ainsi les membres peuvent distinguer une remarque spontanée d’une proposition, mise en ouvre si elle n’est pas rejetée.

Si une MOTION est proposée par un membre du collectif A-Infos-Org n’est pas rejetée par un autre membre de A-Infos-Org après une période de 120 heures (5 jours de travail, week-end et vacances non compris), elle est considérée comme acceptée.

Si un désaccord apparaît sur A-Infos-Org, nous essayerons de le concilier sans recourir à la procédure qui suit. Tous les membres de A-Infos-Org acceptent de suivre cette procédure.

a) une personne modératrice sera choisie dans une liste où les personnes qui le souhaitent se seront inscrites pour tenir ce rôle. Elles seront choisies par rotation. La personne modératrice ne devra pas prendre part à la discussion sur la MOTION en question. Si, à un moment donné, la personne modératrice décide qu’elle souhaite prendre part au débat, la personne suivante sur la liste devient par rotation la nouvelle personne modératrice.

b) La discussion sur une motion se déroule de la façon suivante : il s’agit d’un courriel dont le texte consiste uniquement en la proposition de changement des règles et une courte explication des raisons pour lesquelles les règles doivent être modifiées et dont la ligne « objet » commence par « MOTION ». Si deux personnes envoient deux motions couvrant le même sujet, la première reçue (selon l’indication tao de réception) sera la seule discutée.

c) Chaque membre de A-Infos-Org peut envoyer un courriel par période de 12 heures (selon l’indication tao de réception). Il doit être envoyé comme réponse donc l’objet doit se lire « re : motion X ». Si plus d’un courriel est envoyé en 12 heures, la personne modératrice le signalera à la personne qui les a envoyés et il ne sera pas tenu compte de ce qui aura été envoyé après le premier courriel. La personne pourra choisir d’inclure les informations surnuméraires dans un courriel envoyé pendant la période suivante et le contenu de ce courriel sera pris en considération mais le courriel doit être renvoyé pour être pris en considération. La seule exception est permise à la personne qui a envoyé la motion pour indiquer qu’elle accepte un amendement.

d) Si la personne qui a envoyé la motion n’accepte pas un amendement, la personne modératrice encouragera une discussion hors liste entre ces deux personnes. Si elles le souhaitent, la personne modératrice peut être amenée à proposer une formulation alternative acceptable pour les deux parties. Si l’une ou l’autre des personnes ayant proposé la motion ou un amendement estime que la personne modératrice a perdu sa neutralité, elle peut envoyer un courriel à la liste des personnes modératrices pour demander le remplacement de l’actuelle personne modératrice selon ce qui est prévu au point j (voir en dessous). Si un accord est obtenu, la personne modératrice peut l’annoncer sur la liste. Les efforts de conciliation hors listes sont supplémentaires et ne remplacent pas ceux qui doivent être faits sur la liste.

e) La personne modératrice ne peut envoyer de courriel à la liste au sujet de la motion (sauf bien entendu le cas de figure ci-dessus d’annonce d’accord). Il faut attendre une période de 24 heures avant de publier une nouvelle version de la motion (c’est à dire avec les amendements acceptés). La personne modératrice est libre de faire une suggestion à quiconque est impliqué dans la discussion par courriel privé dans le but d’aider à atteindre un consensus mais ce courriel ne doit pas être envoyé en « copie conforme » (CC) ni en « copie conforme invisible » (CCI ou BCC) à d’autres. Si la personne modératrice ressent le besoin de rejoindre les débats à n’importe quel moment, elle peut se retirer en se déclarant « non neutre » et le travail de modération revient à la personne suivante dans la liste.

f) La personne modératrice peut annoncer que le consensus a été atteint si après une période de 72 heures (selon l’heure tao du plus récent courriel sur la MOTION) d’une semaine standard, aucun amendement ni objection à la motion (ni une période supplémentaire de 48h sans AMENDMENT ou objection retardataires justifiés par exemple par une panne du fournisseur d’accès).

g) Dans le cas où un accord n’aurait pas pu être obtenu sur la MOTION originale ou avec des AMENDMENTS additionnels après une période de 7 jours, un membre de la liste peut envoyer un « appel à voter » à la liste. Il s’agit d’un courriel qui explique que la seule issue possible est maintenant de voter et dont l’objet est « appel à voter ». Celui qui appelle à voter doit envoyer à la liste la dernière version de la MOTION et les AMENDMENTS proposés y compris les AMENDMENTS aux versions précédentes de la MOTION et qui n’ont pas été considérés dans la recherche de compromis entre la personne qui a proposé la MOTION et la ou les personne(s) qui ont proposé des AMENDMENTS.

Une fois qu’un appel à voter a été envoyé à la liste, tous les membres de la liste doivent envoyer un courriel en disant

I)
Nous devons voter maintenant
Ou
C’est trop tôt pour voter

II)
Oui je suis d’accord avec la MOTION XX en tant que telle (sans AMENDMENT)
Ou
Je suis d’accord avec la MOTION XX à condition d’intégrer les AMENDMENTS x et/ou y et/ou z.
Ou
Je suis contre la MOTION quels que soient les AMENDMENTS proposés

III)
Je suis d’accord avec les AMENDMENTS x, y, z.
Ou / et
Je m’oppose à l’AMENDMENT x, y, z.

IV
La MOTION XX doit être votée à la majorité qualifiée
Ou
La MOTION XX n’a pas besoin d’être votée à la majorité qualifiée.

Cinq jours travaillés après l’appel à voter, la personne modératrice ou un membre de la liste A-Infos-Org envoie un courriel avec le résultat du vote.

Si la majorité a voté « c’est trop tôt pour voter » L’appel à voter est réputé nul, la discussion continue et un autre appel à voter ne sera possible qu’après cinq jours travaillés.

Si la majorité a voté « nous devons voter maintenant » les votes sur la MOTION elle-même sont comptés.

Dans le cas où la majorité des votes rejetterait la MOTION quels que soient les AMENDMENTS acceptés et dans le cas où les opposants seraient une minorité de plus du tiers des votants mais la majorité des votes a exprimé que la MOTION devait être approuvée par deux tiers des votes :

La MOTION, est réputée nulle et son sujet peut de nouveau être proposé par un membre de -org

Dans le cas de vote conditionné par des AMENDMENTS, les voix sont comptées pour chaque amendement. Dans le cas où une majorité de voix se porterait sur un AMENDMENT, il est ajouté à la MOTION et les votes pour la MOTION conditionnée par un tel AMENDMENT s’ajoutent au vote pour la MOTION simple.

Si ces votes atteignent les deux tiers des votes, la MOTION devient une POLICY (règle).

Dans le cas où la MOTION recueillerait une majorité simple, elle devient une POLICY si la majorité n’a pas voté qu’elle doit recueillir la majorité spéciale.

Après le vote, les MOTIONS non acceptées sont réputées nulles.

Les personnes autorisées à voter sont celles qui sont inscrites à A-Infos-Org quand l’appel à voter a été envoyé (heure tao) et celles qui restent inscrites pendant la procédure de vote.

La procédure suivante sera appliquée lorsqu’une personne modératrice est en fonction

L’APPEL AU VOTE

- La personne modératrice envoie la MOTION intégrale en mettant entre crochet [] les passages sur lesquels il y a des désaccords. Les crochets doivent contenir les passages incriminés et les amendements proposés.
- La personne modératrice demande à chaque personne de la liste de lui répondre sur ce texte en indiquant clairement le choix ou abstention quels que soient les désaccords. Ces messages seront utilisés pour une médiation si la MOTION n’est pas acceptée en tant que POLICY lors de l’appel au vote.

Exception : lorsqu’un accord n’a pas pu être trouvé mais qu’il est techniquement possible de mettre en place le changement proposé en parallèle de la structure technique existante (exemple : installer une nouvelle liste) sans changer la structure précédente, le vote n’est pas requis. La nouvelle option est réalisée en tant qu’alternative à l’existante. Cette possibilité ne peut être mise en place que si la nouvelle proposition n’est pas en désaccord avec les buts et principes de A-infos.

h) Une fois que le vote est requis, les règles suivantes s’appliquent :
La personne modératrice ne s’autorise aucun commentaire sur le vote ou ce qui est discuté sur la liste sauf les cas prévus en e) et f) ou dans un courriel privé. Si elle est sollicitée à ce sujet, la personne modératrice doit uniquement indiquer qu’un vote est en cours et qu’il n’y a pas lieu de faire de commentaires pour le moment.

Pour autant, toute personne impliquée dans un différent au sujet de ce qui est proposé est encouragée à c orrespondre par des courriels privés et à recherche un accord. Si leurs efforts sont couronnés de succès, ce fait doit être porté à l’attention de la personne modératrice qui répercute l’information sur la liste. Les deux parties concernées doivent envoyer un courriel à la personne modératrice pour lui indiquer qu’un accord a été trouvé et selon quels termes pour que la personne modératrice puisse en informer la liste.

i) Il est aussi du devoir de la personne modératrice de veiller à ce que le débat se déroule sans insultes. Si elle pense qu’un courriel inapproprié a été envoyé, elle doit envoyer un premier courriel privé en retour en demandant que ce comportement ne se reproduise pas et un second courriel à la personne attaquée pour l’en tenir informée. Si la personne répète sa conduite insultante, la personne modératrice doit envoyer un courriel à toute la liste en lui demandant d’arrêter.

Si la personne répète sa conduite insultante malgré deux mise en garde à la fois privée et publique, la personne modératrice peut s’adresser à la liste pour voter l’exclusion de cette personne de la discussion sur cette motion (l’exclusion n’est pas valable pour d’autres discussions sur d’autres motions). La personne modératrice et la personne insultante ne peuvent pas participer au vote. Si le dépouillement du vote montre qu’une majorité simple souhaite exclure la personne insultante, tout commentaire ou amendement venant d’elle seront ignorée jusqu’à ce qu’une décision soit prise. Cette exclusion ne s’applique pas à d’autres motions présentes ou futures sur ce même sujet. Notre expérience passée nous a appris qu’un tel mécanisme est nécessaire pour défendre la prise de décision collective de toute interruption arbitraire ou comportement destructeur.

j) Si une personne n’est pas satisfaite de l’exercice de la modération, elle peut demander un vote de confiance sur la personne modératrice. Si la défiance atteint 25% des votes, la personne modératrice est remplacée par la suivante sur la liste prévue à cet effet.

k) Une fois la motion votée, elle sera envoyée à la liste A-Infos-Org et sera considérée comme une règle jusqu’au moment où elle sera remplacée. Tous les membres du collectif doivent travailler en fonction de cette règle sur la liste A-Infos-Org. Le texte de la motion sera également rendu accessible et publié sur une page web pour référence. Nous devons installer un outil permettant d’accéder aux textes par courriel. Après une période d’une semaine, la motion peut de nouveau être modifiée par un amendement ou remplacée mais reste en vigueur jusqu’à la fin du processus de modification ou de remplacement décrit dans ce texte.

l) Pour certains sujets qui nécessitent la confirmation officielle d’un consensus déjà établi (tout en respectant la procédure régulière de décision), il est possible de recourir à un appel au vote accéléré selon la procédure décrite plus haute. Dans ce cas, le minimum de cinq jours travaillés pour la discussion et cinq jours travaillés pour le déroulement du scrutin ne sera pas requis.